創造企業的基礎建設是人力資源部門的傳統角色。人力資源部門的基本工作即是建立一套完整之行政基礎建設(選、用、育、留、晉)以維持人力資源運作的順暢。人資行政專家的角色屬於人力資源部門的功能性角色。Ulrich(1997)認為要成為一位好的行政管理專家,必須設計和實行有效的人力資源流程,包括配置、訓練、評量、獎酬、晉升,並管理組織中人員的流動。

從新冠肺炎肆虐的經驗得知,若企業內只要有一個員工疑似或可能感染,就可能會牽連到數名甚至數百名員工被隔離。許多員工將無法正常到公司工作,進而影響到企業運作。在這人人自危的時刻,如何提供員工安全無虞的工作環境、如何調度人力資源、如何安撫和激勵員工、如何維持企業正常的運作…等等,在在考驗著人力資源部門的應變能力。

新冠肺炎風暴雖已接近尾聲,但是因新冠肺炎而引發的人力資源管理新議題,才剛開始發酵。根據醫界看法,雖然目前沒有再出現新冠肺炎新病例,但這並不表示新冠肺炎就此被消滅,而是成為潛藏暗處的伏流,極有可能在冬季伺機反撲。人資部門已建構的完整之行政基礎建設(選、用、育、留、晉)是否必須因此進行架構性的調整呢?

人力資源部門在面對疫情時的所有業務安排與人員調整的首要之務必需要符合政府相關法令規定。人資行政專家應有能力處理勞工法律相關議題,使其所設計之人力資源管理措施不至於違背法令而使企業承受無謂的損失。例如:如何實施減班休息(無薪假)?無薪假之替代方案?如何合法調整薪資,降低衝擊?資遣解雇前之替代方案有哪些?如何合法資遣?大量解僱注意事項?

若是企業實施減班休假,勞雇雙方一定要先協商,且要有書面資料及通報行政相關主管機關,雇主不能恣意實施。如果勞工是按月計酬的工作者,每月不能少於基本工資2萬3800元,減班休息為三個月為實施區間。無論採行居家工作、分區辦公或錯峰上班,都涉及員工工作模式調整,牽動勞資關係之權利義務。防疫期間之相關工時,例如:調整在家工作及其出勤紀錄;連續三十天不排班之變形工時;天災事變突發事件之強制加班等。

人資部門務必遵守「嚴重特殊傳染性肺炎防治及紓困振興特別條例」關於防疫隔離假及防疫補償的相關規定。人資規章制度之因應增修,包括:能否限制員工出國旅遊?勞資會議中,如何設計「防疫期間禁止出國」之提案討論?勞動契約中,如何撰寫基於誠信原則的「附隨義務」,違者加以記過處罰,連動恩惠獎勵的非工資?工作規則中,如何撰寫「防疫期間禁止出國」條款,並經勞工局核備在案?因應疫情變化欲擬之計畫中,對於涉及勞工權益之措施,務必依循勞動法令,以免爭議。

選、用、育、考、留是人資行政專家的五大行政工作。因為社交距離與人員隔離的考量,平常進行的招聘方式與流程、教育訓練的場地與頻率、薪酬補貼的標準與調整、績效評量的方法與指標、面對面會議改成語音或視訊會議等人資行政議題,在疫情期間必須進行相當程度的調整。但隨著疫情的逐漸降溫,是否這些的調整將持續下去或是再回復疫情前的運作狀態呢?

新冠肺炎疫情當前,在招募的型式方面有所轉變,進一步大幅提升視訊招募在面試管道中使用的比例。例如,為減低感染病毒風險,面試的形式大多已改為線上面試(online job interview)、線上簽約以及線上報到等線上招募方式。此外,疫情持續,原本從海外、國內招募人才的計劃,甚至在這段時間來台履新的僱員,都會因疫情大受影響。即使已經聘書在手,唯有將履新計劃延遲甚至擱置。面試者應留意求職者近來有沒有外遊紀錄?有無發病紀錄?除要求應徵者申明本身狀況,也應該清楚其家人有無上述紀錄。

肺炎疫情打亂公司所有的訓練規劃。因應肺炎疫情,為降低感染風險,原定訓練課程與活動都延後辦理,實際辦理時間將視疫情嚴重程度彈性調整。很多行業自身生存已經是問題,培訓的預算必然會被壓縮甚至是歸零。對於人力資源部門而言,面對全部暫緩的培訓計畫,年度教育訓練如何重新規劃?疫情結束之後訓練的需求會直線上升。現在是顧問公司找不到客戶,而到時候是公司約不到老師。除了與外部訓練講師預先建立合作關係,或許應當思考線下訓練課程的必要性,找出更可計量、追蹤的數位訓練方式。企業培訓課程難以再採取傳統實體的課程型態(不論是大班制、分組制或者一對一訓練),而須改採線上、更便利、選擇更多元的培訓方式,進而帶動起企業遠距/數位學習之需求。

忙防疫還要忙績效。疫情導致公司營業額下滑,員工拿不到獎金,要不要調低業績/績效目標呢?遠程辦公期間的工作績效怎麼算?Facebook決定給45,000名全職員工發放1000美元補助。將遠程辦公時間順延至4月7日,等到正式復工,上半年的考核期早已過半,取消2020年上半年業績考核,並且以Exceeds Expectation(超出預期)評級給每位員工發放績效獎金。Google決定今年只做一次績效考核,推遲年中(2019年10月-2020年3月)考核,取而代之的是整年度(2019年10月- 2020年9月)績效考核。2020年11月發布審核結果時,公司將提供兩倍的晉昇機會,而晉升員工的工資將追溯到8月發放。這意味著即便從11月開始調整級別和薪資,也能多拿到3個月的漲幅薪水。

從事防治工作人員的福利津貼怎麼給呢?「自主健康管理」期間,如當事人非有相關症狀,得否徵得其同意,請其在家協助公務?因辦理防疫工作,員工未能於期限內補休完畢,是否放寬專案加班補休期限?若疫情持續擴大,有社區群聚感染情事,可採取什麼措施 以維持穩定運作?防疫期間,從事防治工作人員加班費有無支給上限?支領相關津貼,得否再支領加班費?是否為其執行防疫工作之員工投保額外保險?如有本人確診、尚在採檢中等待結果或須自主健康管理之情形,如何於差假系統申請?因校園停課延伸照顧子女需求而須申請事假(家庭照顧假)、休假、加班補休,如何於差假系統申請?請防疫隔離假期間可否給薪?

遠程辦公期間的薪資怎麼算呢?疫情過後,員工的薪水可能不一樣了。平常公司業績好、產量高時,根據公司的薪酬制度,每個月能拿到若干業績獎金或績效獎金;肺炎疫情期間,營業額大受影響,獎金自然也縮水,甚至只能拿到基本底薪,更嚴重的可能要減薪、放無薪假、裁員。如何重新規劃薪酬制度以因應未來不可預期的業務衰退時的成本壓力

若公司以疫情影響或業務衰退的理由而減薪,這樣做是合法及合理的。但從合情的角度,保障性薪酬項目被減少,員工基本生活保障受到影響,會降低工作士氣為確保公司經營的安全,預留更多預算給績效獎金相關的薪酬項目,縮減保障性薪酬項目,低底薪+高獎金的比例將會提高

人資行政專家的角色在於疫情期間可以隨機應變的調整原本已建立的穩定而切實有效的人資行政系統,疫情之後又能不斷設計和提高人力資源工作流程的效率;確保提供客戶至上的員工服務。

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  • 本文作者:龐寶璽_中央大學人力資源管理研究所博士
  • 發佈日期:2020/06/17
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