社交與協作系統運用於組織團隊之運作

企業社交與協作系統可以說是物聯網與雲端運算科技的創新應用,在2019年全球營收已達35億美金。而正因為新冠狀病毒疫情的關係,市場仍正持續迅速擴張當中。但是亞太市場正剛起步,所以也就具備更大的市場發展空間和需求。以中國大陸為例,根據統計,中國移動式社交與協作平台市場的註冊使用者已達到1.16億人,累計的企業使用者高達1159萬家左右,可見以移動式社交與協作辦公方式已經被市場高度接受。
企業社交與協作系統之所以被高度運用正説明企業組織已開始運用資通訊聯網科技來改變平日組織內部工作互動與資訊共享的方式,期能激發創新、以獲取更高企業績效與商業利潤。從過去的「人機互動」轉化為「人人互動」,社交與協作系統可以幫助企業更有效率地促成員工溝通與團隊管理,打破組織部門間的藩籬,以避免各部門成為資訊孤島,實現資訊共享,形塑群體智慧。一般說來,就目前市面上所出現的社交與協作系統,已發展如下幾項功能:

一、即時通訊

可以便捷地讓組織成員隨時促成一對一互動或團隊成員間的互動,讓溝通更為方便快捷。群組溝通與團隊交流,讓資訊迅速直接地傳達到組織或團隊中每一位成員身上。系統同時可以協助自行組建各種不同的群組,透過資訊整合,可以立即體現企業整體的通訊能力。另外,系統可以全面連結辦公室中各角落所產生的各種訊息,可以迅速地讓事與人產生連結。

二、支援多種訊息格式

系統在溝通交流過程中支援文字、圖片、語音、影像、地理位置及名片,讓溝通更舒暢。同時能支援資訊的儲存,讓重要資訊不會遺漏,方便日後重複閱讀,提高溝通效率。同時,歷史資訊可以追溯,新加入的群組也可以回溯群組歷史記錄,可以大大降低溝通成本。

三、資訊同步

訊息發表可同時跨越包括IOS、Android移動終端、WEB網頁版、Windows、Mac桌上出版的系統平台,方便使用需求,各種版本的資訊可即時同步。

四、便捷的組織通訊錄

一般說明,系統之管理員可透過PC端批量導入通訊錄和組織架構,也可透過PC端及移動載具端之線上編輯維護,形成準確、完整的企業組織架構與人員名單。同時系統使用權限可分級管理及維護,可從企業全域角度自上而下統一規劃,也可透過團隊自下而上自行規劃。通訊錄全員共用,由管理員統一管理維護外。另外當資訊即時更新時,使用者端自動亦同步更新。

五、雲端儲存空間

個人雲端儲存空間可存儲私有的檔案資料,群組雲端儲存空間可存儲群組共用資料。群組互動過程中的檔案、圖片分享會自動搜集到群組雲端儲存空間中。雲端儲存空間的檔案可以方便地轉發到個人與群組。另外雲端儲存空間中的word、ppt、excel、pdf檔案可以預覽。

六、團隊群組即時協作

平台可以提供工作團隊或群組一站式的團隊協作功能,包括即時溝通,文件共用與工作日誌。聚焦企業日常團隊協作應用場景,將即時溝通、文件共用及工作日誌有效整合,便於團隊溝通協作更為高效。員工可在工作日誌上發佈問題尋求團隊幫助,也可發佈個人的經驗總結、最佳實踐方案及專案實施計畫等,以協助團隊協作,及時同步團隊成員各自的工作狀態。針對需要可隨時隨地方便地啟動會議,讓與會人員同步收到會議通知,同時可以提供會議記錄。

七、工作伙伴網路社交

組織成員可借助社交網路,建構個人工作夥伴的圈子,也可作為員工個人自媒體平台,分享工作點滴,隨時隨地瞭解工作夥伴與企業相關動態。個人的工作夥伴圈子可以分眾瀏覽,亦可查看全員動態、好友動態、收藏動態等,防止資訊超載。

八、企業公眾資訊平台

系統可以即時發送組織相關資訊,透過公眾資訊平台,組織可將通知、公告、重要事件等資訊即時發送至員工個人,並索取員工個人回饋。

九、智能助理助力協作

在協作的過程中,系統可以提供智慧化的建議,讓工作自動化、智慧化,例如提供智慧助理 (intelligent assistant) 找資料及智慧助理找人等。
透過以上這些功能的提供,社交與協作系統加上移動裝置可以讓組織團隊成員位居在任何地點皆能同步協作,不會受到地理位置地限制。在現今疫情仍然盛行不衰的情況下,可以讓組織能夠有效率地運作,足以展現新興科技在組織人力資源管理應用上巨大的影響。

  • 本文作者:鄭晉昌_中央大學人力資源管理研究所 教授
  • 發佈日期:2020/12/02
  • 著作權所有:傑報人力資源服務集團歡迎轉載,轉載請註明出處

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