【人資成語故事_通達人情】制度設計,應容許彈性權衡

過往曾經服務的公司很重視員工訓練,除了依據公司人才發展策略所制定的職能與階層訓練藍圖外,在屬於通識訓練的同仁外語能力提升計畫上,包括公司自辦的外語(主要就是英語)訓練課程,公司也特別制訂了一項「語文進修補助辦法」,期望透過以語文學習補助的方式,鼓勵同仁自學,增進外語能力。

語文進修補助的內容,補助範圍除了同仁上語文課程之外,公司以更彈性自助餐福利補助(Cafeteria Benefits)的概念,補助同仁購買語文學習教材。理由很簡單,因為並非所有同仁的語文學習方式都是以上課的方式進行,透過語文學習教材補助的制度,可以鼓勵有需要的同仁也可以藉由教材自學,提升個人外語能力。故在學習教材的項目上,像是語言學習雜誌,光碟,字典…等,只要是有助於學習外語的教材,公司都可以從寬認定。

 

多年前某次,人資部門收到了一位同仁提出的語文教材補助申請,人資部門的承辦同仁在審閱同仁所檢附的申請單據內容時,發現那位同仁所申請補助的教材內容,品項是幼兒的英文學習教材(我記得是英文兒歌與童書)。承辦的同仁當下覺得有些啼笑皆非,於是跟同仁有了以下的對話:


人資:「嘿,我們收到了你的語文教材補助申請,你所買的學習教材是英文兒歌與童書,沒錯吧?」
同仁:「是呀,是我上週去買的。怎麼了,是單據是有甚麼問題嗎?」
人資:「不是單據有問題,只是我好奇,你的英文程度應該還不錯呀,怎麼會需要買幼兒學習的教材?」
同仁:「公司鼓勵大家學習外國語文,所以只要教材是符合公司規定的語文學習的範疇,我應該都可以申請,所以你們應該不用管我所買的教材內容深淺吧?」
人資:「嗯,我同意你說的沒有錯,這個教材的品項是符合規定啦!但是,你真的覺得聽英文兒歌是幫助你聽說最有效的方式嗎?」

同仁:「我想從最基礎來學習,這樣不行嗎?況且這個教材,我也可以給我的小朋友學習,這樣不是也可以算是公司的美意嗎?」
人資:「嗯…,我想我還是先跟我的主管報告說明,再回覆你好了。」

承辦同仁聽到同仁都已經如此大辣辣的說明想法了,覺得同仁會有此想法,也是其來有自,並非無的放矢,因為這是他對制度的認知,故當下也覺得很難定奪,遂跟我報告討論。當然,我們認為,以我們所認知的同仁英文程度,實在不太可能需要學習這麼基礎的幼兒教材。我們認為同仁合理的動機,應該就是同仁以個人學習名義,其實是買教材給小朋友。

現在,問題來了,這是一項制度的漏洞,因為對於語文學習教材的定義,辦法中並沒有特別說明幼兒學習教材不在其中 (一開始,誰會特別想到這一點呢?)。我們討論的結果,認為鼓勵自主學習並採取信任原則,這是公司的文化,也是制度的初衷。與其主觀的質疑同仁,駁退回同仁的申請,這樣很容易擦槍走火,造成同仁的怨懟,及對公司制度的不信任;不如針對本案可以接受模糊,彈性放行。

 

於是我叮囑人資承辦人於回覆同仁時,除了告知同仁本次申請公司可以接受,也特別請人資承辦人務必跟同仁委婉說明,公司這項補助措施的立意,是針對同仁的【個人學習成長】需求而設計,意即同仁要使用合於學習目標的教材,方可產生有效益的學習效果,公司關心的是否對同仁有幫助,所以這項補助並非單純是同仁認知的「福利」。相信聽完此話後,申請這項補助的同仁,心中一定懂得我們在說什麼。

對於組織的管理制度設計思維,簡單而言有兩種看法。一種看法是要鉅細靡遺的把各種細節與可能情況都規範,讓制度完善沒有漏洞;另一種看法是只要原則明確,在執行面可以善意包容與容許彈性權衡。從實務面來說,只要是制度,就可能面臨 ”例外”,所以一般在制度的設計上,多會容許特殊情況的彈性或裁量。但是這個彈性或裁量,也正是考驗管理執行者智慧,與企業文化是否言行一致的鏡子。就我個人的理念,面對制度的不足或是原情境的改變,在沒有取得共識調整之前,延續信任與善意優先的原則,看破不一定需要說破,讓組織的情理天秤維持平衡,是我認為執行者宜秉持的處事判斷原則。

 

公司後來也針對了此次事情,檢討修正了對語文學習教材的定義,將明顯不合適的教材排除在補助範圍,另外,針對語文學習的種類,也予以明定,這些調整也獲得大多數同仁的認同。日後針對這項補助,也就殊少產生爭議了。

人資,可以是人資長,也許是人事小咖。
成語,是敘事的精華,也是詞語的薈萃。
故事,你愛聽我就說,無所謂對號入座。 
你我他都是故事的角色

  • 本文作者:友界立_傑報特約專欄作家
  • 發佈日期:2023/05/30
  • 著作權所有:傑報人力資源服務集團歡迎轉載,轉載請註明出處

【專題系列】人資成語故事

追蹤我們,最新訊息不漏接

人資觀點

降低選才偏見 提升團隊績效 

在氣氛肅殺的會議室內,聽著老總聲色俱厲的會議指示結論,在座主管只能緊繃著臉,沉默的接受老總所立下的軍立狀。走出會議室後,A主管馬上快步走向我,拍了拍我的肩膀,一句「我們部門找不進人,麻煩你們HR要多給力」,標準是想求援與卸責的起手式。

閱讀更多 »
法令釋疑

淺談勞動法中的請假規定

本文將深入剖析我國勞動法中的請假規定,包括《勞動基準法》、《勞工請假規則》和《性別平等工作法》等關鍵法規。通過解析各種假別的法定要求,結合最新的行政函釋與司法判例,提供人資朋友們參考。

閱讀更多 »
人資觀點

從人資觀點談IKEA效應

瑞典知名品牌IKEA鼓勵民眾購買須自行組裝的家具。由於是自己辛苦組裝完成的,投入了不少情感,既享受了過程也獲得成就感,成品往往會越看越滿意。

閱讀更多 »
人資觀點

中高齡轉職ABCD指引

少子化與高齡化影響,企業找人愈來愈難。政府為提升勞動力,持續推展鼓勵高齡就業。本文提供高齡就業四個案例並輔以ABCD四個原則相呼應,深入淺出分享高齡就業在心態上的轉折與如何取得平衡?

閱讀更多 »