給AI下指令！提升人資在AI的文本能力

隨著AI普及化，多數的承辦人員多會利用ChatGPT、DeepSeek、Copilot等AI工具獲取靈感與協助文稿修改。本文針對HR，分享一套「人資AI寫作特性」模式，提供HR掌握AI提示語能力，提升人資朋友們的AI技能。

建議HR語氣：可強調影響的行為與感受~以建立信任和歸屬感

以“公司伺服器升級”為例：

IT風格：直接、事實性、操作指令清晰。

「為提升系統性能與安全，IT部將於X月X日22:00至次日2:00進行伺服器升級。屆時所有內部系統將無法訪問。請提前保存工作並退出。如有疑問，請聯繫服務台。」

HR風格：解釋原因（強調是為了大家）、表達關懷、語氣友善。

「親愛的同事，為支援大家更高效、更安全地工作，公司將持續投入IT基礎設施升級。接獲IT部門通知，本次伺服器維護安排在下班後（詳見附件），請大家提前安排工作。感謝大家的理解與配合！」

人力資源部 (HR) 寫作目的是影響人的行為與感受，建立信任和歸屬感。因此文稿呈現的重點在於連接、安撫、引導及規範。

(1)語言特點建議多用點「以人為本的詞彙」，如：使用團隊、發展、成長、福利、關懷、機會等詞。

(2)倘若發佈較約束性的政策，建議多強調政策的積極意義：如「為保障員工健康、為促進職業發展…等）。

(3)若涉及薪酬、假期、考核等政策，建議杜絕歧異，讓不同教育背景的員工都能理解。

(4)如果是勞動契約、紀律處分等文件，建議措辭需嚴格合規，以維持法律文本的嚴謹性。

提升人資在AI的文本能力

基於人資部門的任務特性，建議「人資在運用AI時，可融合人文洞察、戰略溝通與現代人力資源的工作哲學」。當我們利用ChatGPT、DeepSeek、Copilot等AI工具進行文本寫作時，AI的角色主要是根據提示語，快速產出結構清晰、語法正確、且符合「以人為本」詞彙庫的文本基底。

建議HR運用「雙向思維」即「理性邏輯與感性需求」進行審視與修改。以確保文本背後的剖析是準確的，最後賦予文本「溫暖語境」和真實的「共識導向」。人對人的「溫暖語境」其實承載著嚴謹的「理性邏輯與感性需求」的雙向思維。為了避免因要達到嚴謹的目的而產生的冰冷感與說教感，建議HR可通過口語化、案例化、情境對話的方式，將複雜的雙向思維「包裹」在易於理解和共鳴的敘述中。

最優秀的HR，是那些能善用AI處理「資訊」，而自己專注於處理「意義」；用AI生成「文本」，而自己專注於締結「共識」的戰略溝通專家。建議HR必須用自身的專業倫理(堅守倫理底線，如真誠、透明、公平等)去設定AI的輸出文本沒有逾越邊界，並運用人工校準以避免AI可能存在的偏見（Bias）。最後，建議HR朋友們可多練習AI提示語，與AI產生更多互動，您會發現又多了一個可以協作的好夥伴。